Vertaile edelleenlähetystä, aliaksia, jakeluryhmiä ja jaettuja postilaatikoita
Microsoft 365 -sähköpostisi sisältää useita erityyppisiä osoitteita ajan säästämiseksi ja yhteistyön tehostamiseksi. Nämä osoitteet liittyvät sähköpostiohjelmaasi, eikä niillä ole omaa käyttäjänimeä tai salasanaa sisäänkirjautumista varten.
Jane, kiinteistöyrityksen omistaja, johtaa työntekijäryhmää. Katsotaanpa, miten hän käyttää sähköpostin edelleenlähetystä, tunnuksia, jakeluryhmiä ja jaettuja postilaatikoita työskennellessään tiiminsä kanssa.
Edelleenlähetys
Sähköpostia eteenpäin automaattisesti jakaa postit toiselle sähköpostitilille. Kun joku lähettää viestin Microsoft 365 -sähköpostiosoitteeseesi, näet sen toisen tilin Saapuneet -kansiossa.
Janella on sekä henkilökohtainen että ammattimainen sähköpostitili. Säästääkseen sähköpostin tarkistamiseen kuluvaa aikaa hän luo sähköpostin edelleenlähetyksen, jotta ammattimaisen Microsoft 365 -sähköpostinsa, jane@ , ohjaa automaattisesti hänen henkilökohtaiselle Gmail -tililleen. Nyt hänen tarvitsee vain kirjautua sisään Gmailiin nähdäksesi kaikki sähköpostinsa.
Edelleenlähetä Microsoft 365 -tilisi toiseen sähköpostiosoitteeseen .
Aliakset
Aliakset ovat hyvä tapa saada pieni yritys näyttämään isommalta. Alias on täysin eri sähköpostiosoite, joka lisätään postilaatikkoon. Kaikki alias -sähköpostiosoitteeseen lähetetyt tiedot vastaanotetaan ensisijaisen sähköpostitilin Saapuneet -kansioon.
Jane luo aliaksen ura@ käyttäen ensisijaista sähköpostitiliään jane@ . Kun tuleva työntekijä lähettää sähköpostin osoitteeseen ura@ , se toimitetaan automaattisesti jane@ : lle. Kun Jane vastaa, tuleva työntekijä näkee viestin Jane@ : lta.
Jakeluryhmät
Jakeluryhmät säästävät aikaa, kun teet yhteistyötä ryhmän kanssa. Sen sijaan, että sisältäisit kunkin henkilön sähköpostiosoitteen erikseen, voit käyttää jakeluryhmän osoitetta kaikkien ryhmään kuuluvien henkilöiden lähettämiseen sähköpostitse. Hyväksytyt käyttäjät voivat myös lähettää sähköpostia jakeluryhmänä, esimerkiksi HR- tai koulutusryhmille. Jos haluat sisällyttää verkkotunnuksesi ulkopuolisen henkilön (kuten myyjän tai toimittajan), lisää hänet ensin jaettuun yhteystietoon .
Jane luo jakeluryhmän @ lähettämään sähköposti- ja kalenteritapaamisia kolmelle työntekijälle.
Jaetut postilaatikot
Jaetut postilaatikot tarjoavat yleisen sähköpostiosoitteen, jota useat ihmiset voivat käyttää ja lähettää. Ne tarjoavat parannettuja yhteistyöominaisuuksia, mukaan lukien oma tallennustila aiempien viestien, jaetun kalenterin ja yhteystietojen näyttämistä varten. Lupa vaaditaan jaetun postilaatikon osoitteen käyttämiseen tai lähettämiseen.
Janen kaksi avustajaa auttavat vastaamaan yleisiin kysymyksiin ja kysymyksiin. Jane luo jaettuun postilaatikkoon liittyvät kysymykset@ , jotta molemmat avustajat voivat käyttää niitä ja vastata niihin.
Tähän liittyvä vaihe
- Jos haluat muuttaa minkä tahansa näistä osoitetyypeistä sähköpostitiliksi, jolla on oma postilaatikkonsa, poista se ja luo se sitten käyttäjäksi.
